eDocs digitaal archiveren

eDocs is een digitaal archiveringssysteem voor opslag van de complete papier- en documentstroom binnen organisaties in digitale vorm. Edocs kan gebruikt worden voor eenmanszaken, maar ook voor grote organisaties met veel gebruikers van de digitaal opgeslagen informatie.

Met eDocs is het mogelijk om alle binnengekomen post, centraal, automatisch in te laten lezen in zelf te definieren postbakken. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van een scanner met documentfeeder (ADF). Direct na verwerking van deze post staat het ter beschikking van iedereen die toegang heeft tot het archief (onderdeel).
eDocs is het ideale archiveringssysteem omdat het betaalbaar, snel en eenvoudig te gebruiken is. Een organisatie die nu kiest voor digitaal archiveren kan morgen al starten. Hoe meer documenten het archief bevat, hoe meer de efficientie van het systeem zal blijken.

eDocs kan zelf ingedeeld worden. De gebruiker bepaalt zelf de structuur waarin de gegevens worden opgeslagen. U kunt het archief in zijn geheel benaderen. Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om een masker over het archief heen te leggen waarbij u eerst een selectie maakt binnen het archief. Voorbeelden: bij een huisartsenarchief kunt u eerst de patient selecteren. Daarna wordt het gehele dossier van deze patient getoond. Binnen dit ‘dossier' kunt u dan middels de filters verder zoeken op documentnaam, indexering en zelfs de inhoud. Medici zoeken op patient, Makelaars op huis, Notarissen op client enzovoorts. Zonder meerkosten kunt u zelf, eenvoudig, definieren hoe u uw archief wilt benaderen.

Waarom digitaal archiveren met edocs?

• Ruimtebesparing
• Zoeken, en vooral snel vinden, in duizenden documenten op alle pc's in het netwerk.
• Beschikbaarheid
• Veiligheid
• Beveiliging
• Kostenbesparing
• Direct antwoord kunnen geven op vragen van klanten etc.
• Linken van documenten.
• E-mailen rechtstreeks en zonder papierverspilling uit het archief.
• Mee te nemen op een laptop of cd-rom.
• Complete versie en alleen-lees versie, definieren hoe u uw archief wilt benaderen.

Voordeel ten opzichte van andere digitale archieven:

• Uitermate stabiel en flexibel.
• Outlook 'looks', dus herkenbaar voor gebruikers.
• Document en niet pagina georiënteerd.
• Automatische koppeling met Word en Excel.